Comment améliorer la productivité de ses employés ?

Alors que l’heure d’été approche et que 2020 est bien en cours, il est temps de réfléchir à différentes façons de gagner du temps. De nos jours, les employés passent de plus en plus de temps au bureau, ce qui dépasse certainement la semaine de travail habituelle de 40 heures. Cependant, l’augmentation du nombre d’heures travaillées ne se traduit pas nécessairement par une augmentation de l’efficacité.

Alors, comment les dirigeants et les gestionnaires peuvent-ils améliorer la productivité des employés tout en gagnant du temps ? Voici les 10 principales mesures que vous pouvez faire pour accroître l’efficacité des employés au bureau.

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1. N’ayez pas peur de déléguer

Bien que cette astuce puisse paraître la plus évidente, elle est souvent la plus difficile à mettre en pratique. Nous l’avons : votre entreprise est votre bébé, donc vous voulez avoir un coup de main directe dans tout ce qui se passe avec elle. Bien qu’il n’y ait rien de mal à prioriser la qualité (c’est ce qui fait qu’une entreprise réussit, après tout), vérifier vous-même chaque petit détail plutôt que de déléguer peut perdre du temps précieux à tout le monde.

Au lieu de cela, donnez des responsabilités aux employés qualifiés et assurez qu’ils accompliront bien les tâches. Cela donne à vos employés la possibilité d’acquérir des compétences et de l’expérience en leadership qui profiteront en fin de compte à votre entreprise. Vous les avez embauchés pour une raison, donnez-leur une chance de vous prouver raison.

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2. Faire correspondre les tâches aux compétences

Connaître les compétences et les styles de comportement de vos employés est essentiel pour maximiser l’efficacité. Par exemple, un penseur extraverti, créatif et prêt à l’emploi est probablement une personne formidable pour présenter des idées aux clients. Cependant, ils pourraient avoir du mal à se voir confier une tâche plus exigeante en règles et plus détaillée.

Demander à vos employés d’être excellents dans tout n’est tout simplement pas efficace. Au lieu de cela, avant de confier une affectation à un employé, demandez-vous : est-ce la personne la mieux adaptée pour accomplir cette tâche ? Si ce n’est pas le cas, trouvez quelqu’un d’autre dont les compétences et les styles correspondent à vos besoins.

3. Communiquer efficacement

Chaque gestionnaire sait que la communication est la clé d’une main-d’œuvre productive. La technologie nous a permis de nous contacter en un simple clic (ou devrions-nous dire, en appuyant sur un écran tactile) — cela signifie naturellement que les méthodes de communication actuelles sont aussi efficaces que possible, non ? Pas nécessairement. Une étude McKinsey a révélé que les courriels peuvent prendre près de 28 % du temps d’un employé. En fait, le courrier électronique s’est révélé être la deuxième activité la plus longue pour les travailleurs (après leurs tâches spécifiques à leur emploi).

Au lieu de se fier uniquement aux e-mails, essayez des outils de réseautage social (tels que Slack) conçus pour une communication encore plus rapide en équipe. Vous pouvez également encourager vos employés à adopter occasionnellement une forme de contact plus désolée… la communication vocale. Une réunion rapide ou un appel téléphonique peut régler un problème qui a pu prendre des heures de courriels aller-retour.

4. Gardez vos objectifs clairs et ciblés

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés soient efficaces s’ils n’ont pas un objectif ciblé à viser. Si un objectif n’est pas clairement définis et réalisables, les employés seront moins productifs. Alors, essayez de vous assurer que les affectations des employés sont aussi claires et étroites que possible. Faites-leur savoir exactement ce que vous attendez d’eux et indiquez-leur précisément l’impact de cette mission.

Une façon d’y parvenir est de s’assurer que vos objectifs sont « SMART » — spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et opportuns. Avant d’assigner une tâche à un employé, demandez-vous si elle correspond à chacune de ces exigences. Sinon, demandez-vous comment la tâche peut être ajustée pour aider vos employés à rester concentrés et efficaces.

5. Inciter les employés

L’ une des meilleures façons d’ encourager les employés à être plus efficaces est de leur donner une raison de le faire. Reconnaître vos travailleurs pour un travail bien fait les rendra appréciés et les encouragera à continuer d’augmenter leur productivité.

Lorsque vous décidez comment récompenser les employés efficaces, assurez-vous de tenir compte de leur besoins ou préférences individuels. Par exemple, un employé pourrait apprécier la reconnaissance publique, tandis qu’un autre préférerait un « merci » privé. En plus de simples mots de gratitude, voici quelques incitations que vous pouvez essayer :

  • PTO : Au lieu d’une prime ou d’une augmentation, vous pouvez offrir à vos employés des congés payés supplémentaires sans avoir à utiliser leurs vacances ou leur congé de maladie.
  • Emmenez-les pour un repas : Vous pouvez emmener l’équipe pour déjeuner, dîner ou happy hour. Peut-être même leur permettre de quitter le travail tôt pour le faire.
  • Envoyer une note manuscrite : l’envoi d’une note manuscrite montre que vous reconnaissez l’excellent travail accompli par vos employés et que vous vous souciez assez de consacrer votre temps personnel à les remercier.
  • Coupons Lazy Monday : Une autre option est un coupon « Lazy Monday », qui permet aux employés d’arriver tard le lundi matin.
  • Dites à votre patron : Si vous envoyez un e-mail à l’équipe ou à l’équipe les remerciant pour leur travail, en envisageant de copier VOTRE patron sur l’e-mail.
  • Essayez un programme de mieux-être : Envisagez de mettre en œuvre un programme de mieux-être en milieu de travail afin de réduire le nombre de jours de maladie et de réduire les dépenses globales de votre entreprise en matière d’assurance maladie.

6. Découpez l’excédent

Si possible, essayez de ne pas donner aux employés des tâches plus petites et inutiles lorsqu’ils se concentrent sur un objectif plus large. Jetez un coup d’œil à la routine de l’équipe et voyez s’il y a quelque chose que vous pouvez couper pour donner aux employés plus de temps pour se concentrer sur des tâches prioritaires.

Par exemple, si les employés demandent à rédiger des rapports quotidiens pour leurs superviseurs, mais que les superviseurs n’ont généralement pas le temps de les lire, envisagez de réduire l’exigence relative au nombre de mots. Faire quelque chose simplement comme une formalité perd un temps précieux qui pourrait être utilisé pour atteindre des objectifs qui aident réellement votre entreprise.

7. Former et développer Employés

Réduire la formation, ou tout couper ensemble, peut sembler être un bon moyen d’économiser du temps et de l’argent à l’entreprise (l’apprentissage au travail est un moyen efficace de former, après tout). Cependant, cela pourrait finalement se réfuter. Forcer les employés à apprendre leur emploi à la volée peut s’avérer extrêmement inefficace.

Donc, au lieu d’avoir des travailleurs qui tentent au hasard d’accomplir une tâche sans aucune orientation, prenez la journée supplémentaire pour leur apprendre les compétences nécessaires pour faire leur travail. De cette façon, ils peuvent se mettre à accomplir leurs tâches par eux-mêmes, et votre temps ne sera pas gaspillé à répondre à des questions simples ou à corriger des erreurs.

Au-delà de leur formation initiale, encourager le perfectionnement continu des employés. Les aider à développer leurs compétences permettra de bâtir une main-d’œuvre beaucoup plus avancée, ce qui profitera à votre entreprise à long terme. Il existe plusieurs façons de soutenir le développement des employés : coaching individuel, ateliers, cours, séminaires, observation ou mentorat, ou même simplement augmenter leurs responsabilités. En offrant ces possibilités, les employés pourront acquérir des compétences supplémentaires qui leur permettront d’améliorer leur efficacité et leur productivité.

8. Adoptez le télétravail

Permettre à vos employés de travailler à domicile peut sembler inefficace — après tout, comment pouvez-vous garantir qu’ils seront toujours productifs si personne ne les surveille ? Cependant, la réalité est tout à fait le contraire (en fait, des études montrent que les personnes qui travaillent à domicile sont 13 % plus productives que les employés de bureau). Laisser vos employés télétravail leur permettra de gagner du temps qui autrement serait complètement gaspillé.

Par exemple, disons qu’un employé se sent trop malade pour entrer au travail (ou qu’il est simplement inquiet de rendre ses collègues malades), mais qu’il peut tout de même être productif. Si vous ne les autorisez pas à travailler à domicile, ils seront obligés de prendre une journée de maladie et de ne pas travailler complètement. Ou, forcer votre employé à manquer une journée entière de travail s’il doivent attendre que la période de 2-4 heures pour obtenir leur réfrigérateur fixe, n’est tout simplement pas efficace. Au lieu de cela, permettez à votre employé de travailler à domicile afin qu’il puisse maximiser le temps dont il dispose.

9. Donnez-nous vos commentaires

Il n’y a aucun espoir d’accroître l’efficacité des employés s’ils ne savent pas qu’ils sont inefficaces au départ. C’est pourquoi les évaluations du rendement sont essentielles : mesurez le rendement de vos employés, puis organisez des réunions individuelles pour leur faire savoir où ils sont excellents et sur quels domaines ils doivent travailler.

Accroître l’efficacité des employés n’est pas tout ce qu’ils peuvent faire mieux — une partie de la responsabilité incombe également à vous. Mais tout comme vos employés, vous n’êtes pas médium. Après avoir examiné vos employés, demandez-leur ce que vous pourriez faire pour les aider à s’améliorer. Peut-être aimeraient-ils un peu plus de conseils sur certaines tâches, ou préféreraient-ils un peu plus de place pour la liberté créative. Demander des commentaires non seulement vous offre des moyens clairs et immédiats d’aider vos employés à s’améliorer, mais encourage également une culture de dialogue ouvert qui permettra un développement continu au fil du temps.

10. Réfléchissez au grand tableau

Des choses qui pourraient sembler être une utilisation inefficace du temps pour vous maintenant, pourraient en fait être à votre avantage à long terme. Alors, avant d’opposer son veto à une utilisation abusive apparente du temps, demandez-vous comment cela pourrait bénéficier à votre entreprise.

Investir dans les logiciels RH permet d’économiser à votre entreprise — et à vos employés — d’innombrables heures sur la route. De l’intégration automatisée à la paie qui fonctionne elle-même, l’adoption de la technologie SIRH améliorera l’efficacité, réduira la frustration et aidera votre entreprise à croître.

En utilisant un certain nombre de nos conseils d’efficacité, vous pouvez être sûr de ne pas prendre de retard et de mettre cette heure supplémentaire à une utilisation efficace et productive.

Ce billet a été initialement publié le 30 octobre 2015 et a depuis été mis à jour.

Signet (16) Veuillez vous connecter àsignet vous offre des moyens clairs et immédiats d’aider vos employés à s’améliorer, mais encourage également une culture de dialogue ouvert qui permettra un développement continu au fil du temps.

10. Réfléchissez au grand tableau

Des choses qui pourraient sembler être une utilisation inefficace du temps pour vous maintenant, pourraient en fait être à votre avantage à long terme. Alors, avant d’opposer son veto à une utilisation abusive apparente du temps, demandez-vous comment cela pourrait bénéficier à votre entreprise.

Investir dans les logiciels RH permet d’économiser à votre entreprise — et à vos employés — d’innombrables heures sur la route. De l’intégration automatisée à la paie qui fonctionne elle-même, l’adoption de la technologie SIRH améliorera l’efficacité, réduira la frustration et aidera votre entreprise à croître.

En utilisant un certain nombre de nos conseils d’efficacité, vous pouvez être sûr de ne pas prendre de retard et de mettre cette heure supplémentaire à une utilisation efficace et productive.

Ce billet a été initialement publié le 30 octobre 2015 et a depuis été mis à jour.

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