Pour l’exécution des tâches en entreprise, il est important d’avoir la maîtrise de certains logiciels informatiques, dont Word et PowerPoint. Chacune de ces applications joue un rôle bien précis. Comprendre leurs différences vous permettra de bien choisir le logiciel qu’il vous faut au moment opportun.
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Types de document
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Microsoft Word et Microsoft PowerPoint sont tous deux des applications conçues et mises à disposition par la célèbre firme Microsoft Inc. Comme points communs, elles servent toutes deux à booster votre productivité en entreprise.
Toutefois, les documents que vous pourrez créer avec les deux logiciels ne sont pas les mêmes. Si avec une formation Word, vous pouvez traiter efficacement vos textes, avec PowerPoint vous pourrez créer des présentations dynamiques. Avec Word, vous pourrez concevoir et envoyer des lettres, des formulaires et autres documents textes par publipostage. Pour les rapports de réunion et les procès-verbaux, c’est encore Word qu’il faut utiliser.
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Par contre, pour les modules de formation ou les ateliers, si vous souhaitez faire une présentation, c’est PowerPoint qui offre plus de praticité. De même, le logiciel peut servir lors des séminaires et des réunions d’affaires.
Si vous souhaitez maitriser ces deux logiciels, mais ne savez pas où vous former, formez-vous en ligne ou dans le centre de formation le plus proche de chez vous. Vous gagnerez du temps, apprendrez plus vitre avec des experts que par vous-mêmes et découvrirez toutes les fonctionnalités et les astuces à apprendre sur Word afin d’augmenter votre productivité.
Caractéristiques
Du point de vue des caractéristiques, Word et PowerPoint sont des logiciels totalement différents. En cela, il convient de s’intéresser aux outils intégrés à chaque application. Dans Word, vous aurez à utiliser le publipostage pour l’envoi de vos fichiers en version électronique. Vous pourrez également participer à l’examen des documents, vérifier l’orthographe et la grammaire. Ces outils s’ajoutent aux fonctionnalités de base qui prennent en compte la mise en forme des documents, l’ajout des images et des formes.
Il faut dire que ces fonctionnalités de base sont aussi présentes dans PowerPoint. Pour ce qui est de la différence, vous aurez à utiliser dans ce dernier logiciel des modèles de conception, des animations que vous pourrez personnaliser et faire une présentation avec le timing de répétition.
Le passage d’un logiciel à un autre
Il est aussi possible de concevoir des présentations graphiques avec Word. Cependant, la tâche est plus fastidieuse ici et même plus chronophage. La raison est toute simple : ce n’est pas son utilité de base. Par contre, réaliser cette même tâche dans PowerPoint vous permettra de gagner du temps et d’avoir un résultat beaucoup plus plaisant.
Les programmes intégrés n’offrent pas véritablement une collaboration entre les deux logiciels par exemple. Toutefois, il est possible de créer un plan dans Word, puis de l’importer dans PowerPoint pour en faire une présentation.
En définitive, retenez que bien que Word et PowerPoint sont des logiciels conçus pour des buts différents : Word est destiné à la création et au traitement de textes tandis que Powerpoint est destiné à la création de présentations. Ces deux logiciels sont tout aussi utiles en entreprise aujourd’hui et continueront sûrement à l’être pour de nombreuses années à venir encore. Et c’est pourquoi vous ne pourrez que gagner en temps et productivité si vous formez afin de maitriser ces outils.
Fonctionnalités avancées
Il faut souligner que les deux logiciels offrent des fonctionnalités avancées pour faciliter la création et la manipulation de contenu. Word possède une grande variété d’options permettant notamment de mettre en forme du texte, mais aussi d’insérer des images, tableaux, graphiques, ou encore des équations mathématiques. Ces fonctionnalités rendent possible l’utilisation de ce logiciel dans différents domaines professionnels tels que le juridique ou le scientifique.
De son côté, PowerPoint offre aussi des options avancées pour créer des présentations plus dynamiques et attractives. Le logiciel dispose ainsi d’un grand nombre de thèmes prédéfinis qui facilitent la mise en page tout en garantissant un design professionnel à vos diapositives. Il est aussi possible d’intégrer différentes formules mathématiques et graphiques pour rendre votre présentation plus interactive.
Parmi ces fonctionnalités avancées, on peut citer :
• La possibilité d’utiliser plusieurs types d’images (photos, cliparts…) avec Word.
• La création automatisée d’une table des matières avec Word.
• L’introduction massive de données dans Excel puis leur exploitation dans PowerPoint grâce à un graphique, par exemple.
• Les animations personnalisables sur les éléments clés dans PowerPoint, comme les titres ou encore les images et vidéos intégrées.
Il faut noter qu’en raison du grand nombre de fonctions proposées par ces deux programmes, il peut être difficile au premier abord de savoir comment utiliser toutes leurs potentialités. Heureusement, Microsoft a mis en place une aide contextuelle qui permet aux utilisateurs novices comme expérimentés une assistance rapide directement via l’interface utilisateur.
Word et PowerPoint sont donc complémentaires, bien que leurs fonctions soient différentes. Pour l’écriture de documents, Word est le plus adapté en ce qui concerne la rédaction de textes, tandis que PowerPoint se révèle être le meilleur choix pour la création et la présentation de données visuelles en entreprise, notamment. Par conséquent, maîtriser ces deux outils reste un atout majeur dans votre vie professionnelle, aussi bien en termes d’efficacité qu’en efficience.
Utilisation pour des projets professionnels
En milieu professionnel, Word et PowerPoint sont des logiciels couramment utilisés pour différents types de projets. La plupart des entreprises ont besoin d’un traitement de texte pour la rédaction de rapports, de notes ou encore de comptabilités. Word reste donc un outil essentiel pour les employés qui souhaitent produire du contenu écrit.
En ce qui concerne PowerPoint, il faut noter que PowerPoint s’avère être l’outil parfait pour insérer des graphiques dynamiques et autres éléments visuels afin d’illustrer vos propos clairement et simplement.
Dans certains domaines, les professionnels ont besoin de démontrer leur savoir-faire auprès de leurs futurs clients. Effectivement, avec PowerPoint, ils peuvent concevoir une présentation professionnelle facile à comprendre tout en appuyant efficacement leur discours commercial devant le client potentiel. Ce type d’utilisation est aussi pratique lorsqu’il s’agit de mettre à jour rapidement un support marketing. Faire du rédactionnel ne suffit pas toujours : les images ayant plus d’impact que les mots, c’est un gain significatif en temps passé à convaincre ses prospects. La possibilité d’utiliser différentes polices, couleurs ou encore effets spéciaux permet également aux employés créatifs (graphistes notamment) de donner libre cours à leur imagination lors de la création de supports visuels.
Word et PowerPoint sont deux logiciels complémentaires qui offrent une multitude d’options pour répondre aux besoins professionnels des entreprises. Le choix entre les deux dépendra surtout du type de projet à réaliser : si le travail vise des clients potentiels, PowerPoint est clairement l’outil privilégié. Quoi qu’il en soit, maîtriser ces deux outils reste un atout majeur dans votre vie professionnelle car ils sont pratiques et faciles à utiliser autant pour les débutants que pour les utilisateurs avancés.
